• NDAlegal

Jogszerű-e munkáltatóként az erkölcsi bizonyítványok bekérése?

A hatósági erkölcsi bizonyítványok kezelése és tárolása, már az elmúlt években is számos kérdést felvetett, mind munkajogi, mind adatvédelmi szempontból. Egyes esetekben ágazati jogszabályok követelik meg, hogy a leendő munkatársak igazolják erkölcsi alkalmasságukat, míg bizonyos munkakörök kapcsán maguk a munkáltatók írják elő a pályázók számára a feddhetetlenségük bizonyítását.


Fontos megjegyezni, hogy a hatósági erkölcsi bizonyítvány a Bnytv. rendelkezései szerint közokirat, melynek tartalmát mindenki – a munkáltató is – köteles a kiállításától számított kilencven napig valósnak elfogadni.


Az Mt. 11.§ (3) és (4) bekezdése alapján, a munkáltató akkor kezelheti a pályázó büntetlen előéletére vonatkozó adatát, ha

- azt jogszabály előírja számára, illetve,

- ha megállapított olyan korlátozó vagy kizáró feltételeket adott munkakör tekintetében, amelyek alapján jogosult az erkölcsi bizonyítvány bemutatását kérni.


Ahhoz, hogy a munkáltató az általa megállapított korlátozó vagy kizáró feltételek alapján kérje az erkölcsi bizonyítvány bemutatását, több tényezőnek is szükséges megfelelnie. Egyrészt az ilyen feltételekről előzetesen, írásban tájékoztatnia kell a pályázót, másrészt belső szabályzatban kell meghatároznia azokat a munkaköröket, amik betöltése kapcsán előírja az erkölcsi bizonyítvány bemutatását és a belső szabályzat elkészítését megelőzően érdekmérlegelési tesztet szükséges készítenie az adott munkakörök tekintetében.


Az érdekmérlegelési tesztben mindenképp ki kell fejtenie, hogy adott munkakörön belül mik azok a munkafeladatok, amelyek indokolják a feddhetetlenség igazolását, konkrétan a feladatokhoz kapcsolódóan milyen vagyonelemekkel dolgozna a munkavállaló, és amennyiben a munkavállaló nem igazolja az erkölcsi alkalmasságát, milyen mértékű kára keletkezhet a munkáltatónak egy esetleges károkozás kapcsán, illetve a bekövetkezendő kár a munkáltatónak vagyonában milyen arányú értékcsökkenést okozhatna.


Az Mt. egyébként meghatározza azt is, hogy a munkáltató korlátozó vagy kizáró feltételekről akkor jogosult dönteni, ha az erkölcsi alkalmasság bizonyításának hiánya kapcsán a munkavállaló foglalkoztatása jelentős vagyoni érdekének, törvény által védett titok, lőfegyver, lőszer, robbanóanyag, a mérgező vagy veszélyes vegyi vagy biológiai anyagok, vagy nukleáris anyagok sérelmének veszélyével járna.


Például az erkölcsi bizonyítvány bemutatásának kötelezővé tételét nem alapozhatja az meg, hogy a munkavállaló által használt munkaeszköz jelentős értéket képvisel (például egy igen drága mobiltelefon). Viszont megalapozhatja az, ha a munkavállaló szerződéskötési vagy aláírási joggal rendelkezik, esetleg pénzkezeléssel vagy utalványozással foglalkozik, vagy éppen hozzáférne az informatikai rendszerekhez, amelynek visszaélésszerű használata esetén jelentős érdeksérelmet okozhatna a munkáltatónak.


A NAIH több állásfoglalást és tájékoztatót is kiadott már az erkölcsi bizonyítványokkal összefüggésben. Kiemelendő, hogy az Mt. rendelkezései szerint is a munkavállaló feddhetetlen előéletére vonatkozó adatok bűnügyi személyes adatnak minősülnek, ezért az Infotv. 5. § (7) bekezdése alapján a különleges adatokra vonatkozó szabályokat szükséges alkalmazni kezelésük során.


A különleges adatok kezelésének feltételeire vonatkozó szabályokat az Infotv. mellett a GDPR tartalmazza, hangsúlyozzuk, hogy a munkáltatóknak az erkölcsi bizonyítványok kezelése kapcsán is szükséges meghatározni az adatkezelés jogalapját. Például, ha az Mt. 44/A.§-a, vagy éppen a közalkalmazotti törvény (a továbbiakban: „Kjt.”), esetleg a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvény írja elő a feddhetetlenség igazolását, akkor a munkáltató a jogi kötelezettségét teljesíti az adatkezeléssel, míg, ha maga állapít meg olyan korlátozó vagy kizáró feltételeket adott munkakör vonatkozásában, melynek hatására igazolni szükséges az erkölcsi alkalmasságot, úgy az adatkezelés jogalapja csakis a munkáltató jogos érdeke lehet.

A munkáltatók az Mt. 10.§ (3) bekezdése és a NAIH gyakorlata alapján is csupán az erkölcsi bizonyítvány bemutatását kérhetik, nem jogosultak azt tárolni – kivéve, ha jogszabály konkrétan előírja számukra - illetve arról másolatot sem készíthetnek, ugyanis az erkölcsi bizonyítványról készített másolat nem rendelkezik bizonyító erővel arról, hogy hiteles másolata egy érvényes hatósági közokiratnak, így a másolat nem alkalmas a benne szereplő adatok hiteles megállapítására.

Érdekesség, hogy közalkalmazotti jogviszony esetén például a Kjt. 20.§ (4) bekezdése előírja a büntetlen előélet igazolásának kötelezettségét, és a közalkalmazotti jogviszony létesítéséhez kapcsolódóan kezelheti is az adatokat a munkáltató a Kjt. 20.§ (8) bekezdés alapján, jogviszony létesítés esetén legkésőbb a közalkalmazotti jogviszony megszűnéséig, azonban azt nem írja elő a törvény a munkáltató számára, hogy magát az erkölcsi bizonyítványt kezelje. A Kjt. 5. számú melléklete ugyanis azt mondja ki, hogy a munkáltató a bűnügyi nyilvántartó szerv által kiállított hatósági bizonyítvány számát és keltét jogosult a közalkalmazotti alapnyilvántartásban kezelni és a Kjt. 83./B.§ értelmében, a Kjt. 5. számú mellékletében nem szereplő körben - törvény eltérő rendelkezésének hiányában adatszerzés nem végezhető, ilyen adatot nyilvántartani nem lehet. Ezzel szemben a gyakorlat alapján rendszeresen előfordul olyan eset, hogy közalkalmazotti jogviszony esetén például a személyi akta tartalmazza a korábban a pályázati anyaggal megküldött erkölcsi bizonyítványt is.


Ebből is jól látszik, hogy az erkölcsi bizonyítványok kezelésének, tárolásának kérdésköre sokrétű, érdemes figyelemmel kísérni a NAIH állásfoglalásait, illetve a jogszabályok (Mt., Infotv.) változásait is, és ha elbizonytalanodik az ember, jobb kikérni egy szakértő véleményét, mert ha nem megfelelően történik az adatkezelés, az adatkezelés során sérül például a GDPR szerinti célhoz kötöttség elve, annak komoly következményei lehetnek, akár bírságot is kaphat a munkáltató, mint adatkezelő.


Amennyiben kérdése merülne fel az erkölcsi bizonyítványok kezelése, illetve adott munkakörhöz kapcsolódó munkáltatói előírása kapcsán, Irodánk készséggel áll rendelkezésére, forduljon Hozzánk bizalommal.


dr. Tarjányi Karolina